Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf formdock.de und in der Formdock-App
- 1 Verantwortlicher
- 2 Grundsätze der Verarbeitung
- 3 Hosting & Infrastruktur
- 4 Server-Logfiles & Cookies
- 4b Real Cookie Banner
- 5 Registrierung & Vertragsabwicklung
- 6 Zahlungsdienstleister
- 7 Kontaktformular
- 8 Newsletter
- 9 KI-Chatbot (OpenAI)
- 10 Google Maps
- 11 Font Awesome
- 12 Formdock-App (SaaS)
- 13 Speicherdauer
- 14 Ihre Rechte
Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und in der Formdock-App ist:
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich jederzeit an die oben genannte E-Mail-Adresse.
Grundsätze der Verarbeitung
Formdock verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den geltenden deutschen Datenschutzgesetzen.
Eine Nutzung der Website ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt dies entweder auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt über TLS/HTTPS. Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Hosting & Infrastruktur
Diese Website und die Formdock-Plattform werden auf Servern der All-Inkl.com (neue Medien Münnich GmbH) in Deutschland gehostet. Alle personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU verarbeitet. Eine Datenverarbeitung außerhalb der EU findet nicht statt.
Mit All-Inkl.com wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVOWordPress & WooCommerce
Diese Website basiert auf WordPress, einem Open-Source-Content-Management-System, in Verbindung mit WooCommerce für die Registrierung und Vertragsabwicklung. Beide Systeme werden auf dem oben genannten Server in Deutschland betrieben. WordPress und WooCommerce übertragen selbst keine Daten an externe Dritte – die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf unserem eigenen Server.
Im Rahmen der Nutzung von WooCommerce (Registrierung, Checkout) werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:
- Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse
- Gewählter Tarif und Bestelldaten
- IP-Adresse und Zeitpunkt der Bestellung
- Zahlungsinformationen (werden direkt an den Zahlungsdienstleister übertragen, nicht bei uns gespeichert)
Server-Logfiles & Cookies
Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website erfasst unser Hosting-Anbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles. Dazu gehören: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie die aufgerufene Seite.
Diese Daten werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt und dienen ausschließlich der Sicherstellung des stabilen Betriebs der Website sowie der Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)Cookies & Cookie-Banner
Diese Website verwendet Cookies – kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Technisch notwendige Cookies (z.B. für den Login oder den Warenkorb in WooCommerce) werden ohne Einwilligung gesetzt. Alle weiteren Cookies werden erst nach Ihrer Zustimmung über unser Cookie-Banner aktiviert.
Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über das Cookie-Banner auf dieser Seite anpassen oder in Ihrem Browser verwalten.
Technisch notwendige Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO · Sonstige: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVORegistrierung & Vertragsabwicklung
Um Formdock vollumfänglich nutzen zu können, ist die Erstellung eines Nutzerkontos erforderlich. Die Registrierung erfolgt über WooCommerce auf formdock.de. Dabei erheben wir ausschließlich die für die Vertragsabwicklung notwendigen Daten:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Rechnungsadresse
- Gewählter Tarif
- IP-Adresse und Zeitstempel der Registrierung (zur rechtlichen Absicherung)
Registrierte Nutzer können ihre Daten jederzeit in ihrem Profil einsehen, ändern oder die Löschung beantragen. Die Daten werden ausschließlich zur Vertragsabwicklung und Leistungserbringung verwendet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Abwicklung des Vertrags oder zu Zahlungszwecken erforderlich ist.
Zahlungsdienstleister
Wir bieten sichere Zahlungsmöglichkeiten über externe Zahlungsdienstleister an. Konto- und Kreditkartendaten werden ausschließlich durch die Zahlungsdienstleister verarbeitet – wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern nur eine Bestätigung der erfolgreichen Zahlung.
Stripe verarbeitet Kreditkarten- und Zahlungsdaten im Rahmen der Kaufabwicklung. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in der EU. Mit Stripe wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
Datenschutzerklärung von Stripe
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOBei Zahlung via PayPal werden Sie auf die Seite von PayPal weitergeleitet. PayPal verarbeitet dort die Zahlungsdaten eigenverantwortlich. Wir erhalten nur eine Zahlungsbestätigung.
Datenschutzerklärung von PayPal
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOConsent-Management: Real Cookie Banner
Wir verwenden das Consent-Management-Plugin „Real Cookie Banner" der devowl.io GmbH, um Ihre Einwilligung zur Verwendung von Cookies und anderen Tracking-Technologien einzuholen, zu dokumentieren und zu verwalten.
Um Ihre Einwilligungen nachweisbar zu protokollieren, speichert Real Cookie Banner folgende Daten:
- Anonymisierter IP-Hash (zur Zuordnung ohne Personenbezug)
- Zeitstempel der erteilten oder abgelehnten Einwilligung
- Version der Datenschutzerklärung zum Zeitpunkt der Einwilligung
- Ihre getroffene Auswahl (welche Cookie-Kategorien akzeptiert/abgelehnt wurden)
- Technische Informationen (Browser-Typ, Gerätekategorie)
Diese Daten werden ausschließlich auf unserem Server (All-Inkl.com, Deutschland) gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Die Speicherung ist gesetzlich erforderlich, um Ihre Einwilligung im Streitfall nachweisen zu können.
Mit devowl.io GmbH wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Weitere Informationen: devowl.io/privacy-policy
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung zur Nachweisführung der Einwilligung)Kontaktformular
Auf unserer Website steht ein Kontaktformular zur Verfügung. Wenn Sie dieses nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (mindestens Name und E-Mail-Adresse sowie Ihre Nachricht) an uns übertragen und gespeichert.
Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Das Kontaktformular ist selbst entwickelt und wird auf unserem eigenen Server (All-Inkl.com, Deutschland) betrieben – es werden keine Daten an externe Dienste übertragen.
Sie können uns alternativ jederzeit per E-Mail unter [E-Mail geschützt] erreichen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen)Newsletter
Sie können sich auf formdock.de für unseren Newsletter anmelden. Der Newsletter-Versand erfolgt über ein selbst entwickeltes WordPress-Plugin, das auf unserem Server (All-Inkl.com, Deutschland) betrieben wird. Es werden keine Daten an externe Newsletter-Dienste übertragen.
Bei der Anmeldung erheben wir:
- Ihre E-Mail-Adresse
- Zeitpunkt der Anmeldung und IP-Adresse (zur Nachweisführung der Einwilligung)
Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link, den Sie anklicken müssen, um den Newsletter zu aktivieren. Erst nach dieser Bestätigung werden Sie in den Verteiler aufgenommen.
Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen – über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an [E-Mail geschützt]. Mit der Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse aus dem Verteiler gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)KI-Chatbot (OpenAI)
Auf unserer Website ist ein KI-gestützter Chatbot integriert, der selbst entwickelt wurde und die API von OpenAI nutzt. Wenn Sie den Chatbot verwenden, werden Ihre Eingaben (Textnachrichten) zur Verarbeitung an die OpenAI-API übertragen.
OpenAI verwendet die über die API übermittelten Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle, sofern keine ausdrückliche Einwilligung erteilt wurde. Mit OpenAI wurde ein Datenverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) abgeschlossen.
Datenschutzerklärung von OpenAI
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Support-Chatbots)Google Maps
Diese Website nutzt Google Maps zur Darstellung eines Lageplans. Beim Aufruf einer Seite mit eingebettetem Google Maps baut Ihr Browser eine direkte Verbindung zu den Servern von Google auf. Dabei wird Ihre IP-Adresse sowie der Aufruf unserer Website an Google übermittelt.
Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, kann Google diese Information Ihrem Konto zuordnen. Sie können dies verhindern, indem Sie sich vor dem Besuch unserer Website aus Ihrem Google-Konto ausloggen.
Die Nutzungsbedingungen für Google Maps finden Sie unter google.com/intl/de/help/terms_maps.html. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Darstellung des Standorts)Font Awesome
Diese Website nutzt Font Awesome zur einheitlichen Darstellung von Icons und Schriftzeichen. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Ressourcen vom Server von Fonticons, Inc. Dabei erlangt Fonticons, Inc. Kenntnis über Ihre IP-Adresse und den Aufruf unserer Website.
Die Nutzung erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Weitere Informationen finden Sie unter fontawesome.com/privacy.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)Formdock-App (SaaS-Plattform)
Im Rahmen der Nutzung der Formdock-App verwalten Sie als Vermieter, Hausverwalter oder Investor personenbezogene Daten Ihrer Mieter und Kontakte (z.B. Namen, Adressen, Mietdaten, Verbrauchswerte).
Formdock verarbeitet diese Daten ausschließlich nach Ihrer Weisung und zu dem Zweck, Ihnen die Plattformfunktionen bereitzustellen. Eine Verarbeitung für eigene Zwecke oder eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Alle personenbezogenen Daten – einschließlich Bankverbindungen und sonstiger sensibler Informationen – werden verschlüsselt gespeichert (AES-256) auf Servern in Deutschland (All-Inkl.com). Nach Beendigung Ihres Kontos werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
Support-Zugang: Formdock-Mitarbeiter können ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Freigabe auf Ihr Konto zugreifen, z.B. zur Bearbeitung einer Support-Anfrage. Die Freigabe ist auf maximal 24 Stunden begrenzt und kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden. Jeder Zugriff wird protokolliert. Ohne aktive Freigabe ist ein Zugriff durch Formdock-Mitarbeiter technisch ausgeschlossen.
Datenexport: Sie können Ihre Daten jederzeit als CSV-Export (Stamm- und Verwaltungsdaten) sowie als DATEV-Export (Buchungsdaten) herunterladen.
Elektronische Signatur (eSignatur): Formdock bietet eine Funktion zur elektronischen Signatur von Dokumenten (z.B. Mietverträge, Übergabeprotokolle, Betriebskostenabrechnungen). Hierzu werden Name und E-Mail-Adresse der Unterzeichner sowie die zur Unterzeichnung hochgeladenen Dokumente verarbeitet. Diese Dokumente können personenbezogene Daten der Unterzeichner enthalten (z.B. Namen, Adressen, Bankverbindungen). Die Dokumente werden in DocuSeal importiert, dort zur Unterzeichnung bereitgestellt und nach Abschluss des Signaturvorgangs verschlüsselt gespeichert. Die Signaturlösung (DocuSeal) wird als eigenständige Instanz auf einem Server in Deutschland betrieben und verarbeitet keine Daten außerhalb der EU. Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit dem Signiererlink. Signierte Dokumente sind ausschließlich dem jeweiligen Kundenkonto zugeordnet. Die rechtliche Verantwortung für das Einholen der erforderlichen Einwilligungen der Unterzeichner liegt beim Kunden als Verantwortlichem.
Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung) · Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOSpeicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:
- Kundenkontodaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses, danach 30 Tage bis zur endgültigen Löschung
- Rechnungs- und Bestelldaten: 10 Jahre (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht gemäß HGB/AO)
- Kontaktformular-Anfragen: 3 Jahre, sofern kein Vertrag daraus resultiert
- Newsletter-Daten: Bis zur Abmeldung bzw. bis zum Widerruf der Einwilligung
- Server-Logfiles: 7 Tage, danach automatische Löschung
- Chatbot-Eingaben: Werden nicht dauerhaft bei Formdock gespeichert; Verarbeitungsdauer bei OpenAI gemäß deren Datenschutzrichtlinie
Ihre Rechte
Sie haben als betroffene Person folgende Rechte gegenüber Formdock als Verantwortlichem:
Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format herausverlangen. Formdock stellt hierfür einen CSV-Export (Stamm- und Verwaltungsdaten) sowie einen DATEV-Export (Buchungsdaten) bereit.
Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
Erteilte Einwilligungen (z.B. Newsletter) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [E-Mail geschützt]
Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).