Formdock

Betriebskostenabrechnung so einfach wie nie.

In unter 5 Minuten zur Betriebskostenabrechnung

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Formdock Betriebskostenabrechnung

Erstellen Sie Betriebskostenabrechnungen mit dem 5-Schritte-Assistenten. Automatische Datenübernahme, 9 Umlageschlüssel, §35a-Bescheinigung und PDF im eigenen Briefdesign — alles in einer Anwendung. Für Wohnraum und Gewerbe. Einzeln oder als Batch für alle Einheiten auf einmal.

Zwei Wege zur Abrechnung

Sie entscheiden, wie viel Automatisierung Sie möchten

Empfohlen

Automatisiert — mit Abrechnungsmappe

Pflegen Sie Ihre Objekte, Zählerstände und Ausgaben über das Jahr. Formdock übernimmt bei der BKA-Erstellung automatisch:

  • Wohnflächen, Einheiten und Vermieter
  • Vorauszahlungen aus dem Mietverhältnis
  • Zählerstände und Verbrauchsdaten
  • Ausgaben und Rechnungen als Kostenpositionen
  • Buchungskategorien → BKA-Kostenarten-Mapping
  • Batch-BKA: Alle Einheiten auf einmal abrechnen
Flexibel

Manuell — ohne Abrechnungsmappe

Sie brauchen nur ein Objekt, einen Mieter und ein Mietverhältnis. Alle Werte tragen Sie direkt im Assistenten ein:

  • Umlageschlüssel-Werte frei editierbar
  • Kostenarten und Beträge manuell erfassen
  • Vorauszahlungen direkt eintragen
  • Vermieter aus Kontakten wählen
  • Sofort loslegen ohne Stammdaten-Pflege
  • Ideal wenn nur BKA benötigt wird
Tipp: Auch wenn Sie manuell starten — Sie können Ihre Objektdaten jederzeit nachpflegen. Bei der nächsten BKA werden die Daten dann automatisch übernommen.

5 Schritte — fertig.

Der Assistent führt Sie strukturiert durch die gesamte Abrechnung

1. Objekt & Vermieter

Immobilie, Mieter, Vermieter und Abrechnungs­zeitraum festlegen

2. Umlage­schlüssel

Flächen, Personen, Einheiten, Verbräuche — 9 Schlüssel konfigurieren

3. Kostenarten

28+ Standard-Kostenarten, eigene hinzufügen, Beträge und §35a erfassen

4. Vorauszahlungen

BK-, HK- und sonstige Voraus­zahlungen — automatisch oder manuell

5. Vorschau & PDF

Ergebnis prüfen, Anschreiben anpassen, PDF generieren

Alles, was eine professionelle BKA braucht

Jedes Detail durchdacht — von der Kostenart bis zur Steuerbescheinigung

9 Umlageschlüssel Wohnfläche, Personen×Monate, Wohneinheiten, MEA, Warmwasser, Heizenergie, Kaltwasser, Mietanteile und gesonderte Berechnung.
28+ Kostenarten Alle gängigen Betriebskosten nach BetrKV vorinstalliert. Plus 6 eigene Kostenarten — frei benennbar.
§35a EStG Bescheinigung Haushaltsnahe Dienstleistungen (Typ a, 10%) und Handwerkerleistungen (Typ b, 20%) — automatisch im PDF für die Steuererklärung Ihres Mieters.
Zählerstände im PDF Alter Stand, neuer Stand, Zählernummer und Verbrauch — automatisch aus den Abrechnungsmappen übernommen und im PDF dargestellt.
Ausgaben-Import Handwerkerrechnungen, Wartungen und Reparaturen aus dem Finanzen-Modul werden automatisch als BKA-Kostenpositionen importiert.
Buchungskategorien-Mapping Ihre Buchungskategorien werden automatisch den richtigen BKA-Kostenarten zugeordnet. Kein manuelles Matching nötig.
Zwischenabrechnung Bei Mieterwechsel: Anteilige Berechnung (pro rata) mit abweichendem Mieter-Zeitraum. Kosten und Tage werden automatisch berechnet.
Wohnraum & Gewerbe Wohnraum-BKA nach BetrKV oder Gewerbe-BKA mit Umsatzsteueroption (§9 UStG) und MwSt.-Extraktion pro Kostenposition.
Fristen-Warnung Formdock warnt Sie automatisch 90 Tage vor Ablauf der 12-Monats-Frist (§556 Abs. 3 BGB). Kein Anspruchsverlust mehr.

Abrechnungsmappe & Batch-BKA

Sammeln Sie über das Jahr alle Daten — und erstellen Sie am Ende mit einem Klick die BKA für alle Einheiten gleichzeitig.

Mappe anlegen

Manuell oder automatisch bei neuem Mietverhältnis

Daten sammeln

Zählerstände, Ausgaben und Rechnungen dem Zeitraum zuordnen

Prüfen

Konsistenzprüfung zeigt fehlende Daten farblich an

Batch-BKA

Alle Einheiten mit einem Klick abrechnen

Automatische Ordner im DMS

Beim Anlegen einer Mappe erstellt Formdock automatisch Ordner im Dokumentenmanager: Abrechnungsmappen → Zähler und Rechnungen. Zählerfotos und Belege werden automatisch einsortiert.

Konsistenzprüfung vor Batch

Vor der Batch-Erstellung prüft Formdock: Wohnfläche, Personenzahl, Vorauszahlungen, Zählerstände, direkte Versorgungsverträge. Warnungen werden farblich angezeigt — Sie können trotzdem fortfahren.

Professionelles PDF

PDF im eigenen Briefdesign

Ihre Betriebskostenabrechnung wird auf Ihrem persönlichen Briefpapier erstellt — mit eigenem Logo, eigener Fußzeile und eigenem Layout. Kein Formdock-Branding auf dem Dokument.

Briefpapier als Bild oder PDF
Header, Footer und Fortsetzungsseiten — individuell konfigurierbar
Anschreiben mit Textvorlagen
Unterschiedliche Vorlagen für Erstattung und Nachzahlung — mit Platzhaltern für Mieter, Zeitraum und Betrag
Ergänzungen zum Anschreiben
Freitextfeld für individuelle Hinweise — z.B. Belegeinsicht, Widerspruchsfrist, Zahlungsaufforderung
Das PDF enthält:
Anschreiben mit Betreff und Grußformel
Detaillierte Kostenaufstellung mit Umlageschlüsseln
Zählerstände mit altem/neuem Stand & Verbrauch
Ergebnis: Nachzahlung oder Erstattung
§35a-Bescheinigung (Steuererklärung)
Erläuterungen und rechtliche Hinweise

Archiv, Entwürfe & Datenübernahme

Nie wieder von vorne anfangen — jede BKA wird zur Vorlage für die nächste

Online-Archiv Alle fertiggestellten BKAs werden verschlüsselt gespeichert. Filter nach Status, Jahr und Immobilie. Jederzeit PDF herunterladen.
Datenübernahme aus dem Archiv Im Archiv bei jeder BKA auf „Daten übernehmen“ klicken — Kostenarten, Schlüssel und Struktur werden in einen neuen Entwurf kopiert. Nur Beträge anpassen.
Vorjahr kopieren Neue BKA mit „Aus Vorjahr kopieren“ anlegen. Kostenarten und Umlageschlüssel bleiben erhalten — Beträge werden zurückgesetzt. In Minuten fertig.
Entwürfe speichern BKA jederzeit als Entwurf sichern und später weiterbearbeiten. Kein Datenverlust — auch bei komplexen Abrechnungen mit vielen Positionen.
KPI-Dashboard Vier Kacheln zeigen Gesamt, Entwürfe, Abgeschlossene und Versendete BKAs. Klick auf eine Kachel filtert sofort die Tabelle.
Suche & Filter AJAX-basierte Suche nach Mieter, Objekt und Vermieter. Kaskadierende Filter: Status × Jahr × Immobilie.

Nahtlos integriert — ein System für alles

Die BKA greift auf alle Formdock-Module zu — keine Insellösung

ImmobilienObjekt, Einheiten, Wohnfläche, Eigentümer — alles automatisch
MietverhältnisseMieter, Vermieter, Vorauszahlungen, Ein-/Auszugsdatum
ZählerständeWarm-/Kaltwasser, Strom, Gas, Heizung — Einheit und Gebäude
Finanzen & AusgabenUmlagefähige Buchungen → automatischer BKA-Import
Arbeiten & ReparaturenHandwerkerrechnungen werden automatisch als Kostenpositionen vorgeschlagen
DokumentenmanagerBelege, Rechnungen und Zählerfotos — automatisch nach Zeitraum organisiert

Betriebskostenabrechnung erstellen

Rechtssicher, automatisiert und auf Ihrem Briefpapier. Mit 5 Schritten zur fertigen Abrechnung — einzeln oder für alle Einheiten auf einmal.